Control de stock: cómo llevarlo sin planillas

El stock es plata apoyada en un estante. Si tenés de más, es plata que no podés usar para otra cosa, y además se vence, se rompe o pasa de moda. Si tenés de menos, perdés ventas: el cliente que no encontró lo que buscaba se lo compra a otro, y a veces no vuelve.

Controlarlo bien no es contar más seguido. Es tener un registro que diga siempre la verdad, saber cuándo reponer cada producto y conocer cuánto vale lo que tenés.

Por qué la planilla se desordena

Casi todos los negocios empiezan con una planilla: una fila por producto y una columna con la cantidad. Funciona el primer mes. Después aparecen los problemas:

• Se actualiza tarde. La mercadería se mueve en el mostrador; la planilla se actualiza a la noche, o el viernes, o nunca.
• Guarda el saldo, no la historia. Si la planilla dice 12 y en el estante hay 9, no hay forma de saber dónde se fueron las 3.
• No soporta a dos personas. Si vos y tu socio la tocan el mismo día, uno pisa lo del otro.
• No sirve para varios canales. Si vendés en el local y en una tienda online, cada canal cree que tiene todo el stock.

La solución no es una planilla mejor. Es cambiar lo que registrás: en lugar de anotar cuánto hay, anotás cada cosa que entra y cada cosa que sale. El saldo se calcula solo.

Lo que vas a armar

¿Y una planilla de Excel gratis? Sirve para arrancar, y es un buen primer paso si hoy no llevás nada. El problema no es la herramienta: es lo que se anota. Si la planilla registra movimientos y no saldos, dura bastante más.

Un buen control de stock tiene cuatro piezas, y esta guía las arma en orden:

1. Un registro de movimientos en el que cada entrada y cada salida queda anotada.
2. Un punto de pedido para cada producto importante, que te avisa cuándo reponer.
3. Un costo actualizado, para saber cuánto vale lo que tenés y poner bien los precios.
4. Una rutina de conteo que confirma que el registro dice la verdad.

No hace falta tenerlas todas el primer día. Si hoy no controlás nada, empezá por el registro de movimientos de tus productos más vendidos: en dos semanas vas a saber cuánto vendés por día de cada uno, que es el dato que necesitás para todo lo demás. El resto se suma de a una pieza por semana.