Compras: qué factura pedir, cómo controlarla y cómo registrarla

Comprar bien no termina cuando negociás el precio. Cada compra tiene que venir con la factura correcta, esa factura tiene que ser válida, la mercadería tiene que coincidir con lo facturado y todo tiene que quedar registrado: el costo, los impuestos que te cobraron y lo que le debés al proveedor.

Esta guía es para quien le compra a proveedores todos los meses: el almacén que recibe a los preventistas, la ferretería que repone del mayorista, el taller que compra repuestos o la peluquería que compra productos profesionales. Te dice qué factura pedir según tu condición, cómo controlarla en ARCA y cómo registrar cada compra.

Por qué pedir factura siempre

Una compra sin factura es una compra que no podés demostrar. Y eso te cuesta de varias formas:

• No respalda tu costo. Si ARCA te pregunta de dónde salió la mercadería que vendés, la factura es la respuesta.
• Si sos responsable inscripto, perdés el crédito fiscal. El IVA de una compra sin factura A lo pagaste igual y no lo podés descontar.
• Si sos monotributista, tus compras también cuentan. ARCA mira que tus compras y gastos guarden proporción con lo que facturás: si los superan en cierta medida, es una de las causales de exclusión del Monotributo. Comprar sin factura no la evita: hace que tus números no cierren. Todas las causales están en Exclusión del Monotributo.
• No podés reclamar. Un producto fallado o un faltante se discuten mucho mejor con la factura en la mano.

Comprá a nombre de tu negocio

Cuando compres para el negocio, pedí la factura a tu CUIT, no como consumidor final. Es lo que prueba que esa compra es del negocio y no tuya. Pasa mucho en los autoservicios mayoristas: si no das tu CUIT en la caja, la factura sale a consumidor final.

Qué letra te tienen que hacer

La letra no la elegís vos: depende de la condición frente al IVA de quien te vende y de la tuya. Según la página de ARCA sobre comprobantes del régimen general:

Lo que significa para vos:

• Si sos responsable inscripto, la A te deja descontar el IVA de la compra del IVA que cobrás. Una B que te hace otro responsable inscripto está mal hecha, porque es la de los consumidores finales: pedí que la corrija, o vas a perder ese crédito fiscal.
• Si sos monotributista, la A que te hace un responsable inscripto lleva una leyenda: el IVA discriminado sólo se puede usar en el régimen de la Ley 27.618, el de quien pasa del Monotributo al régimen general. Mientras estés en el Monotributo, ese IVA es parte de tu costo.
• La C nunca discrimina IVA: el total es tu costo.

Si una de tus compras es un servicio del exterior o una importación, las reglas son otras. Todas las letras, con sus casos, están en Factura A, B, C o E.

Controlar que sea válida

Una factura puede estar bien hecha y no ser válida. Antes de una compra grande, o con un proveedor nuevo, revisá tres cosas en ARCA:

1. Que el comprobante esté autorizado

   En la constatación de comprobantes de ARCA cargás el CUIT de quien emitió, el tipo de comprobante, el punto de venta y el número, la fecha, el importe total y tu documento. Te dice si ARCA lo autorizó. También podés escanear el código QR de la factura.

2. Que el CUIT del proveedor esté activo

   La constancia de inscripción te muestra su condición frente al IVA y si su CUIT está activo. Tiene que coincidir con la letra que te hizo.

3. Que no figure como emisor de facturas apócrifas

   ARCA publica una base de facturas apócrifas: comprobantes que calificó como falsos o de quien no hizo la operación. Si el proveedor aparece ahí, no compres con esa factura.

Lo que tiene que decir

Además, mirá los datos: tu nombre o razón social y tu CUIT bien escritos, tu condición frente al IVA, la fecha, el detalle de lo que compraste y los importes. Un error en tu CUIT hace que esa factura no aparezca como tuya.

Recibir la mercadería

La factura dice lo que te cobraron. La mercadería que llegó puede ser otra cosa. Controlá cada entrega en el momento:

• Contá y compará contra tu pedido y contra el remito o la factura: cantidades, productos, variantes.
• Revisá el estado y, en alimentos, las fechas de vencimiento.
• Anotá lo que falta o vino mal en el remito, delante del repartidor, y avisá ese mismo día.
• Pedí la nota de crédito por lo que falta o devolvés. La factura no se cambia: el proveedor la compensa con una nota de crédito, igual que cuando vos le devolvés plata a un cliente.

Lo que recibiste entra a tu stock con su costo: es el dato que después usás para valorizar tu mercadería y poner precios. Cómo llevar ese registro está en control de stock.

Registrar la compra

Cada compra se registra con el proveedor, la fecha, el tipo y el número de comprobante, lo que compraste, los importes y la fecha en que la tenés que pagar. Así sabés cuánto le debés a cada uno y tenés todo listo para tu contador.

El costo

Qué parte de la factura es tu costo depende de tu condición:

• Si sos responsable inscripto, tu costo es el neto, sin IVA. El IVA de la factura A va aparte: es tu crédito fiscal.
• Si sos monotributista o exento, tu costo es el total, con el IVA adentro.

A eso sumale lo que te costó tener la mercadería lista para vender: el flete, si lo pagaste aparte. Con precios que suben, el costo de tu última compra también te sirve para actualizar precios: cómo, en actualizar precios cuando aumenta tu proveedor.

Las percepciones

Algunas facturas traen, además del precio y el IVA, una percepción: un impuesto que el proveedor te cobra por cuenta de ARCA o de tu provincia, como una percepción de IVA o de Ingresos Brutos. No es parte del precio de la mercadería: es un pago adelantado de un impuesto tuyo.

• Registrala aparte, con su tipo y su importe, no mezclada con el costo.
• Guardá el comprobante: tu contador la descuenta del impuesto que corresponda.
• Si no la podés descontar, termina siendo un costo. Consultalo con tu contador, sobre todo si sos monotributista.

Mis Comprobantes

ARCA tiene todas las facturas emitidas a tu CUIT. En el servicio Mis Comprobantes, con tu clave fiscal, ves los comprobantes que te hicieron tus proveedores, además de los que emitiste vos, y los podés descargar.

Usalo una vez por mes para dos controles:

• Que no te falte ninguna. Si una factura está en Mis Comprobantes y no en tu registro, se perdió el papel o el mail. Recuperala.
• Que no te sobre ninguna. Si aparece una factura a tu nombre que no reconocés, alguien usó tu CUIT. Averiguá con ese proveedor.

Pagarle al proveedor

• Pagá desde la cuenta del negocio, por transferencia, así cada pago deja rastro y coincide con lo que registraste.
• Registrá cada pago contra su factura. La cuenta corriente del proveedor te dice en todo momento cuánto le debés y qué vence.
• Pedí el recibo si pagás en efectivo o con cheque.
• Pagá en fecha, no antes, salvo que el proveedor te dé un descuento que valga la pena. La plata que no pagaste todavía te sirve para reponer.

Cómo alinear los vencimientos de tus proveedores con tus cobros está en flujo de caja.

En resumen

• Pedí siempre factura, a tu CUIT: respalda tu costo, tu crédito fiscal y tus números del Monotributo.
• La letra depende de quién te vende y de tu condición: si sos responsable inscripto, a otro responsable inscripto le pedís A.
• Antes de una compra grande, constatá el comprobante, el CUIT del proveedor y la base de facturas apócrifas.
• Controlá la mercadería al recibirla y pedí nota de crédito por lo que falta o devolvés.
• Registrá el costo, las percepciones aparte, el vencimiento y cada pago, y cruzá todo una vez por mes con Mis Comprobantes.