Conciliar tus cobros: banco, billeteras y tarjetas contra tus ventas

Facturaste, y la plata entró. ¿Pero entró toda? ¿Por qué venta? ¿Y por qué el banco te depositó menos de lo que vendiste con tarjeta?

En un negocio chico el desorden no aparece el primer mes. Aparece cuando tenés veinte clientes, tres billeteras y una transferencia que no sabés de quién es. O cuando un cliente jura que te pagó en marzo y no tenés cómo probar lo contrario. Esta guía te explica qué es conciliar y te ayuda a saber si te hace falta. Con tu Cuenta Contablia seguís con el método: qué bajar, la rutina semanal, cómo leer una liquidación y qué hacer con cada diferencia.

Qué es conciliar y por qué cada semana

Conciliar es cruzar lo que dice tu banco, tu billetera y tu procesadora de tarjetas con lo que dice tu registro de ventas y de cobros, hasta que cada peso que entró tenga su explicación. Es contestar tres preguntas:

1. ¿Cada venta se cobró? Si una factura no tiene su cobro, el cliente te debe o el cobro no se registró.
2. ¿Cada ingreso corresponde a una venta? Si entró plata que no sabés de dónde viene, es un cobro sin registrar, un error o algo que no es del negocio.
3. ¿La diferencia entre lo vendido y lo depositado está explicada? Comisiones, IVA de las comisiones, retenciones, percepciones, cuotas y contracargos.

Se hace una vez por semana por una razón práctica: una transferencia sin identificar de hace tres días se rastrea en un minuto; una de hace tres meses, a veces nunca. Conciliar cada semana lleva media hora. Hacerlo una vez por trimestre lleva un fin de semana, y la mitad de las diferencias ya no se pueden explicar.

Le sirve a cualquier negocio que cobre por más de un medio: el comercio que cobra con QR, débito y efectivo; el profesional que recibe transferencias de veinte pacientes o clientes; el taller que cobra con cheques y ECHEQ.

El diagnóstico en cinco preguntas

Respondé con sinceridad. Cada «no» es una parte de esta guía que te conviene leer con atención:

• ¿Podés decir qué factura pagó cada transferencia que entró este mes?
• ¿Sabés por qué el último depósito de la tarjeta fue menor que lo que vendiste con tarjeta?
• ¿Tenés anotadas las retenciones y percepciones que te hicieron tu banco, tu billetera y tus clientes?
• ¿Tu caja cierra todos los días con lo que dice el registro?
• ¿Separás la plata del negocio de la tuya, en cuentas distintas?

Si respondiste «no» a dos o más, no es un problema de ventas: es de orden, y se arregla con una rutina. Si la última es un «no», empezá por ahí, porque sin cuentas separadas no hay conciliación posible: está en separar la plata del negocio de la tuya.