Flujo de caja: que no te falte plata aunque vendas bien

Hay negocios que cierran ganando plata. Venden bien, tienen buen margen y un día no pueden pagar los sueldos o la cuenta del proveedor, porque la plata está en otro lado: en mercadería, en facturas que todavía no les pagaron, en una compra grande que adelantaron. No les faltó ganancia: les faltó caja.

Esta guía explica la diferencia entre ganar plata y tenerla, y qué es el flujo de caja. Sirve igual para un comercio, una distribuidora que vende a otros negocios o un estudio que cobra a fin de mes. Después, con tu cuenta, vas a armar tu flujo de caja semana a semana para los próximos tres meses, calcular tu ciclo de caja y mejorarlo sin endeudarte.

Ganancia no es plata en la cuenta

La ganancia se cuenta cuando vendés. La plata llega cuando cobrás. Y los costos se cuentan cuando vendés, pero la plata sale cuando pagás. Entre esos momentos puede haber semanas, y en esas semanas es donde falta la plata.

Un ejemplo con números inventados. Una distribuidora de limpieza le vende a almacenes con 30 días para pagar, y a su proveedor le paga a los 7 días. En marzo consigue clientes nuevos y duplica las ventas.

• En los papeles, marzo es su mejor mes: vendió el doble, con el mismo margen.
• En la cuenta, marzo es el peor. Tuvo que comprar el doble de mercadería y pagarla en una semana, pero lo que vendió lo cobra en abril.

Cuanto más crece, más plata necesita para sostener la diferencia. Por eso un negocio que crece rápido es el que más cuida la caja.

Dónde se queda la plata

Si ganás y no la ves, casi siempre está en alguno de estos lugares:

• En lo que te deben. Ventas a plazo, cuentas corrientes, cuotas, cobros con tarjeta que todavía no se acreditaron.
• En el estante. Mercadería comprada que todavía no vendiste.
• En pagos adelantados. Una compra grande antes de un aumento, un alquiler pagado por adelantado, un equipo.
• En lo que retiraste. Lo que sacaste para vos, si fue más que tu sueldo.
• En deuda que pagaste. La cuota de un préstamo no es un gasto en la cuenta de ganancias, pero es plata que sale.

Y hay pagos que no son todos los meses y aparecen de golpe: el aguinaldo, un vencimiento de impuestos anual, una reparación.

Qué es el flujo de caja

Es la cuenta de la plata que entra y sale, en el momento en que entra y sale. Para cada período, es así:

Saldo al empezar + lo que cobrás − lo que pagás = saldo al terminar.

El saldo al terminar un período es el saldo al empezar el siguiente. Si en algún período da negativo, ese es el día en que no vas a poder pagar, y lo sabés antes de que pase.

Tiene dos formas:

• El flujo de caja real es lo que ya pasó: lo que cobraste y pagaste de verdad. Sirve para entender dónde se fue la plata.
• El flujo de caja proyectado es lo que va a pasar: lo que vas a cobrar y pagar en las próximas semanas. Es el que te salva, porque te avisa con tiempo.

Flujo de caja y flujo de fondos

En la práctica se usan como sinónimos. Cuando se evalúa una inversión, «flujo de fondos» suele referirse a la plata que genera un proyecto durante años; para manejar el día a día de un negocio, lo que necesitás es el flujo de caja de las próximas semanas.

Por semana, no por mes

Un flujo de caja mensual te puede decir que el mes cierra con plata y esconder que el día 10 no te alcanza para el alquiler. Los cobros y los pagos caen en fechas, y la plata falta en una semana puntual. Por eso conviene armarlo por semana.

La herramienta más usada es el flujo de caja a 13 semanas: tres meses, semana por semana. Es lo bastante largo para ver venir un problema y lo bastante corto para que los números sean confiables.

Lo que sigue es cómo armarlo: de dónde sale cada número, cómo calcular tu ciclo de caja, cómo mejorarlo sin pedir prestado, qué hacer si no alcanza y una planilla modelo.