Presupuesto, remito, recibo y factura: qué es cada uno y cuándo se usa

Un cliente te pide precio, te confirma, le entregás y te paga. En ese recorrido pueden aparecer cuatro papeles distintos: el presupuesto, el remito, la factura y el recibo. Se parecen, a veces llevan los mismos ítems, pero cada uno documenta una cosa distinta. Y sólo uno de ellos es la factura.

Esta guía te dice qué es cada uno, cuándo es obligatorio y los errores que más se repiten.

Cuatro papeles, cuatro momentos

La Resolución General 1415 de ARCA, que regula los comprobantes, lo dice en su artículo 10: los remitos, las notas de pedido, las órdenes de trabajo, los presupuestos y los recibos de pago no son comprobantes válidos como factura. Ninguno reemplaza a la factura.

El presupuesto

Es tu oferta: qué vas a hacer o vender, a qué precio y hasta cuándo lo sostenés. No tiene valor fiscal, pero ordena la venta y evita discusiones después. Cómo armar uno que cierre está en cómo presupuestar un trabajo.

Para algunos servicios a consumidores es obligatorio. La Ley de Defensa del Consumidor, en su artículo 21, le exige un presupuesto por escrito a quien presta servicios de reparación, mantenimiento, acondicionamiento, limpieza o similares. Tiene que decir, como mínimo:

• Tus datos: nombre, domicilio e identificación.
• La descripción del trabajo.
• Los materiales, con detalle y con sus precios, y el de la mano de obra.
• En cuánto tiempo se hace el trabajo.
• Si das garantía, con su alcance y su duración.
• El plazo para aceptar el presupuesto.
• Tus números de inscripción en ARCA y en la seguridad social.

Y si en medio del trabajo aparece algo que no estaba en el presupuesto, se lo tenés que comunicar al cliente antes de hacerlo, salvo que parar el trabajo lo arruine. El resto de tus obligaciones con el cliente está en Lo que la ley le pide a tu negocio frente al cliente.

Un ejemplo: un plomero que va a cambiar la instalación de un baño le deja a la familia un presupuesto con los caños, la grifería, la mano de obra, que tarda cuatro días y que la oferta vale una semana. Si al abrir la pared encuentra un caño roto que no estaba previsto, avisa antes de cambiarlo.

El pedido y la orden de compra

Son la otra cara del presupuesto: el cliente confirma qué quiere. Cuando el cliente es una empresa, suele mandarte una orden de compra con su número, los ítems, los precios y las condiciones de pago. Guardala y citá ese número en la factura: muchas empresas lo piden para aprobar el pago.

Tampoco valen como factura. Son el acuerdo: lo que después entregás, facturás y cobrás.

El remito

Cuándo es obligatorio

El remito documenta que la mercadería sale de un lugar y llega a otro. Según el artículo 27 de la RG 1415, todo traslado y entrega de mercadería tiene que ir acompañado de una factura, un remito, una guía o un documento equivalente. Y eso vale aunque no sea una venta: una consignación, una muestra, un envío a un depósito o de un local a otro.

Si entregás con la factura, la factura alcanza. El remito hace falta cuando la mercadería viaja antes de facturar, que es lo más común entre negocios: entregás varias veces en el mes y facturás después.

Algunas reglas del remito:

• Se hace antes de que salga la mercadería y la acompaña hasta destino.
• Dice «DOCUMENTO NO VALIDO COMO FACTURA».
• Lleva tus datos, los de quien recibe y el detalle de lo que viaja.
• Guardás el duplicado, o la copia digital, por lo menos dos años.

Remito X o R

La letra no depende del cliente, como en la factura. Según el artículo 28 de la RG 1415:

• Remito R: el que usan todos para trasladar o entregar mercadería, seas responsable inscripto, monotributista o exento.
• Remito X: sólo para movimientos dentro de un mismo predio, polo o parque industrial.

Si buscás «remito X» o «factura X» porque así te los nombra un proveedor, lo más probable es que te hable de un papel informal sin valor fiscal. No existe una «factura X»: una venta se documenta con una factura A, B, C o E.

Remitos electrónicos y COT

Desde 2025, si emitís el remito con un sistema, podés no imprimirlo: alcanza con mostrar su versión digital durante el traslado, mandarle una copia digital a quien recibe y darle una forma de confirmar que lo recibió. Lo agregó la Resolución General 5678/2025 al mismo artículo 27.

Algunos sectores, como el harinero y el azucarero, tienen además su propio remito electrónico obligatorio, con reglas propias.

Y cada provincia puede pedir su propio control del traslado. En la provincia de Buenos Aires, por ejemplo, ARBA exige en algunos casos el COT, el Código de Operación de Traslado, que se presenta en los controles de ruta. Si movés mercadería en vehículo, consultá si tu caso lo necesita.

La factura

Es el único de los cuatro que documenta la venta ante ARCA y el único obligatorio siempre. Tiene su letra, su número y su CAE. Cuándo se emite depende de lo que vendés, y está en cuándo facturar. Cómo se hace, en cómo hacer tu primera factura electrónica.

La factura puede decir que está pagada, si cobraste en el momento, o tener un vencimiento, si el cliente paga después. En el segundo caso, cuando te paga, entra en juego el recibo. Cómo seguir lo que te deben está en cuenta corriente de clientes.

El recibo

Qué dice

El recibo es la constancia de que te pagaron. El Código Civil y Comercial, en su artículo 896, lo define como el instrumento en que el acreedor reconoce haber recibido lo que se le debía.

En la práctica, un buen recibo dice quién pagó, cuánto, cuándo, con qué medio y qué factura cancela, total o parcialmente. Si hubo retenciones, dice también cuánto se pagó con cada certificado.

Cuándo se da

• Cuando te lo piden. El artículo 897 del Código Civil y Comercial le da a quien paga el derecho a una constancia de que pagó.
• Cuando te pagan una factura después de emitida. Sobre todo si es un pago en partes o con cheques, retenciones o varios medios.
• Cuando cobrás una seña o un adelanto, si todavía no corresponde facturarlo.

Un recibo de pago no reemplaza a la factura: la complementa. Hay una excepción que conviene conocer: algunos profesionales y prestadores de servicios documentan la operación con un recibo que es un comprobante fiscal, con su letra y su CAE, como el Recibo C. Ese sí vale como comprobante de la operación, porque se autoriza ante ARCA como una factura. No es lo mismo que el recibo de pago que das cuando te cobran una factura.

La factura proforma

Es un borrador de factura: muestra cómo va a ser la factura, con los ítems, los precios y las condiciones, antes de la venta. Se usa mucho en el comercio exterior, porque el comprador la necesita para gestionar el pago o la importación, y a veces entre empresas, para aprobar un gasto.

No es una factura. No tiene CAE, no se informa a ARCA y no te habilita a cobrar sin facturar. Cuando la venta se hace, emitís la factura de verdad.

En resumen

• Presupuesto, pedido, remito y recibo no valen como factura. La factura es la única obligatoria siempre.
• Si reparás, mantenés o limpiás algo de un consumidor, el presupuesto por escrito es obligatorio.
• Toda mercadería que viaja lo hace con factura o remito. El remito es R; el X es sólo para movimientos dentro de un mismo predio.
• El recibo es la constancia de un pago, y quien paga tiene derecho a pedirlo.
• La factura proforma es un borrador: cuando la venta se hace, se emite la factura.