Nota de crédito y nota de débito: cómo anular o corregir una factura

Te equivocaste de cliente, el cliente devolvió algo o te pagó tarde y le querés cobrar el interés. En los tres casos la respuesta es la misma: la factura que ya emitiste no se toca. Se emite otro comprobante que la corrige.

Esta guía te dice cuál corresponde en cada caso, cómo se hace en ARCA y los casos que más dudas traen.

Una factura no se borra: se compensa

Una factura electrónica existe desde que ARCA le asigna el CAE. No hay botón para anularla ni para editarla. Lo que hacés es emitir un comprobante nuevo, asociado a esa factura, que la compensa:

• La nota de crédito resta. Baja lo que tu cliente te debe: por el total, si la factura no tenía que existir, o por una parte.
• La nota de débito suma. Aumenta lo que tu cliente te debe, por algo que no estaba en la factura.

Las dos son comprobantes con todas las de la ley: tienen su número, su CAE y su QR, y ARCA las registra igual que una factura.

La nota de crédito

Total, para anular

Si la factura salió mal de raíz, por ejemplo con el cliente equivocado, la letra equivocada o una venta que al final no se hizo, emitís una nota de crédito por el total. La factura queda compensada y, si hacía falta, emitís la correcta.

Un ejemplo: un taller de diseño le facturó a «Distribuidora Norte SRL» un trabajo que era para «Distribuidora Norte SA», otra empresa. Emite una nota de crédito por el total de la primera factura y una factura nueva al CUIT correcto.

Parcial: devolución, descuento o error

Si sólo una parte está mal, la nota de crédito va por esa parte:

• Devolución. Un cliente de una ferretería devuelve dos de las diez canillas que compró. La nota va por las dos.
• Descuento posterior. Le acordaste a un cliente una bonificación por pagar antes. La nota va por el importe de la bonificación.
• Error de precio o de cantidad. Facturaste doce clases y se dieron diez. La nota va por las dos que no se dieron.

La factura que cita

La nota de crédito dice qué factura corrige: tipo, punto de venta y número. Así quien mire tus comprobantes, tu cliente o ARCA, entiende qué se corrigió y por cuánto.

ARCA también acepta que la nota informe un período en lugar de una factura, para casos como una bonificación sobre todas las compras de un mes. Para una corrección puntual, lo claro es citar la factura.

La nota de débito

La nota de débito se usa cuando, después de facturar, tu cliente te debe algo más por esa misma operación.

Intereses por pago fuera de término

Si acordaste un interés por pagar tarde y tu cliente pagó una factura vencida, el interés se documenta con una nota de débito asociada a esa factura.

Cheque rechazado

Si un cheque de un cliente vuelve rechazado, la deuda sigue siendo la de la factura. Lo que muchos negocios documentan con una nota de débito son los gastos que el banco les cobró por el rechazo, cuando se los trasladan al cliente. Qué hacer con el cheque está en cheques y ECHEQ; cómo se trata ese cargo en tus impuestos es una consulta para tu contador.

Diferencia de cambio

Si pactaste un precio en dólares, facturaste en pesos y tu cliente te pagó días después con otra cotización, la diferencia se ajusta con una nota de débito, si la cotización subió, o de crédito, si bajó.

La misma letra, siempre

La nota lleva la letra de la factura que corrige: una Factura A se corrige con una Nota de Crédito A; una Factura B, con una Nota de Crédito B; una Factura C, con una Nota de Crédito C.

Si sos monotributista, tus notas son siempre C, como tus facturas. La regla completa de las letras está en Factura A, B, C o E.

Cómo se hace en ARCA

En Comprobantes en línea, el recorrido es el de una factura, con dos diferencias:

1. Elegí el tipo de nota

   En Generar comprobantes, el mismo punto de venta y el tipo «Nota de Crédito» o «Nota de Débito» de la letra que corresponde.

2. Cargá el mismo cliente

   Con los mismos datos que en la factura original: documento y condición frente al IVA.

3. Asociá la factura

   Indicá la factura que corregís: tipo, punto de venta y número. Es la diferencia principal con una factura.

4. Detallá lo que corregís

   Sólo los ítems y los importes de la corrección: lo que se devolvió, el descuento o el interés. No vuelvas a cargar la factura entera, salvo que la anules por el total.

5. Confirmá y mandala

   Al confirmar, la nota recibe su número y su CAE. Mandásela a tu cliente, igual que la factura.

La fecha de la nota es la de hoy o una muy cercana, como en cualquier comprobante. Si sos monotributista y usás el Facturador de ARCA, ahí también podés emitir notas de crédito C.

Casos raros

Una factura de otro mes

Se puede. La nota cita la factura de ese mes, pero lleva la fecha del día en que la emitís: ARCA no te deja fecharla semanas atrás. Por eso cuenta en el mes de la nota. Si sos responsable inscripto, el IVA que devuelve se resta en la declaración de ese mes, como dice el artículo 12 de la ley de IVA.

Un cliente que ya pagó

Si la factura ya estaba cobrada, la nota de crédito deja a tu cliente con saldo a favor. Tenés dos caminos: le devolvés la plata, y guardás el comprobante de la transferencia, o lo descontás de su próxima compra. Acordalo con él y dejalo anotado en su cuenta corriente.

En la Factura de Crédito

Una Factura de Crédito Electrónica MiPyME no se corrige con una nota común: tiene sus propias notas de crédito y de débito, de la misma serie. Además, la nota dice si anula la factura. Si tu cliente la rechazó, la nota que emitís la anula.

Qué pasa con tu tope del Monotributo

La nota de crédito también cuenta para tu categoría, pero al revés. Para el Monotributo, tus ingresos son lo que vendiste sin las operaciones que se dejaron sin efecto y neto de descuentos, como dice el artículo 3 del anexo de la Ley 24.977, la del Monotributo. Una nota de crédito por una devolución o un descuento baja tu facturación acumulada.

Dos consecuencias prácticas:

• Cuando mires tu acumulado de los últimos doce meses, restá las notas de crédito. Si no, vas a ver más facturación de la que tuviste.
• Una nota de débito suma, igual que una factura.

En resumen

• Una factura emitida no se borra: se compensa con otro comprobante.
• La nota de crédito resta, por el total o por una parte. La de débito suma.
• Las dos llevan la letra de la factura que corrigen y la citan.
• La nota lleva la fecha del día en que la emitís y cuenta en ese mes.
• Para tu tope del Monotributo, las notas de crédito restan y las de débito suman.